お悔やみメールをいただいた際の返信は？例文とあわせて書き方を紹介

訃報のお知らせをメールで送った場合、お悔やみメールをいただくことがあります。お悔やみメールへ返信はすべきなのか迷う方もいらっしゃるでしょう。本記事では、お悔やみメールへの返信の必要性や書き方のポイントを解説します。例文もあわせて紹介しているため、ぜひ参考にしてください。

お悔やみメールとは

お悔やみメールとは、訃報の連絡を受けた方がご遺族に向けて送信するメールです。一般的にはご遺族へのお悔やみの言葉や気遣う言葉などが記されています。「この度はご愁傷様です」「お悔やみ申し上げます」などはお悔やみメールの代表的な一文です。

お悔やみの言葉は直接もしくは手紙や弔電でいただくのが一般的ですが、遺族がメールで訃報連絡をした場合は、メールでお悔やみの言葉を伝えられることがあります。とくに住所を知らない方や直接お会いできない方からは、メールでお悔やみの言葉を伝えられることが多いでしょう。

お悔やみメールには返信すべき？

親族や友人、会社関係者から届いたお悔やみメールには返信すべきか悩む方も多いでしょう。ここからは、お悔やみメールを返信すべき場合と返信しなくてもよい場合に分けて解説します。

お悔やみメールには返信するのが望ましい

お悔やみメールをいただいた場合は返信するのが一般的です。お悔やみメールを送ってくださった方は、忙しい中でもご遺族を気遣って返信してくれています。その気持ちを無下にしないためにも、メールに返信をして感謝の気持ちを伝えましょう。

葬儀などで慌ただしく過ごしているとメールを返信する時間が取れないこともあるでしょう。お悔やみメールの返信は、できる限り早く送るのが望ましいですが、どうしても時間が取れない場合は葬儀後でも問題ありません。遅くとも四十九日前には返信するようにしましょう。

返信不要と書かれていれば必要ない

お悔やみメールは基本的に返信するのが望ましいですが、メール本文に返信不要と書かれていた場合は返信しなくても結構です。相手も返信はないものだと認識しているため、返信しなくても失礼には当たりません。

ただし、お悔やみの言葉をいただいたことへの感謝の気持ちは伝える必要があります。後日お会いした際には、お悔やみメールをいただいたことへの感謝の言葉を伝えましょう。

お悔やみメールに返信するときの書き方

お悔やみメールの返信には、具体的にどのようなことを記載すればよいのでしょうか？ここからは、お悔やみメールの書き方と注意点を解説します。

件名は分かりやすく

お悔やみメールの返信を送る際には、件名を分かりやすくすることを心がけましょう。一目見ただけで、お悔やみメールのお礼だと分かる件名が望ましいです。分かりやすく付けることで、相手もメールを見逃すことなく読んでもらえます。

件名の例文として「ご丁寧にありがとうございます」「お気遣いいただきありがとうございます」といった感謝の言葉が挙げられます。先方から送られてきたメールの件名を流用するのではなく、お礼の言葉に置き換えることでより丁寧な印象を与えられます。

簡潔で構わない

お悔やみメールの本文は、簡潔にまとめるのが望ましいです。近況などを長々と記載すると、読むこと自体を手間に感じてしまう可能性があります。メール本文には気遣ってくれたことへの感謝の気持ちを簡潔にまとめましょう。

お悔やみメールの本文は5行程度で構いません。具体的に記載する内容としては、お悔やみの言葉をいただいたことへの感謝、葬儀が無事に終わったことの報告、仕事への影響などが一般的です。長文にならないようにあらかじめ伝えたい内容をまとめておくとよいでしょう。

メールへの感謝の気持ちを伝える

お悔やみメールへの返信でもっとも伝えるべきことは、気遣ってくれたことに対する感謝の気持ちです。お悔やみメールの本文も、わざわざ連絡をいただいたことへの感謝の言葉から始める場合が多いです。

よく使われる言葉としては「ご連絡をいただきありがとうございました」「お気遣いいただきありがとうございました」などが挙げられます。その他にも「恐れ入ります」「痛み入ります」などの謙虚な言葉も、目上の方に送る場合に使われることが多いです。相手との関係に応じて、適切な言葉を選びましょう。

【相手別】お悔やみメールに返信するときの例文

ここからは、お悔やみメールの返信を考えている方に向けていくつか例文を紹介します。親族や友人、上司・同僚など相手別に紹介しているため、ご自身の状況に当てはめて確認してみてください。

一般的な返信

まずは、目上の方から後輩まであらゆる相手に使える例文を紹介します。迷った時は、こちらの例文を参考にしてみてください。

一般的な返信の例文

件名：お気遣いありがとうございます

ご多忙の中、〇〇（故人）の逝去に際し、ご連絡いただき誠にありがとうございます。
突然のことで、私自身も驚いております。
ひと段落したら、またお話させてください。
お心遣いに家族一同感謝しております。

親族への返信

こちらは親族に送る場合の例文です。親族に返信する場合でも、お悔やみメールの返信では丁寧な言葉遣いを心がける必要があります。事情により葬儀に参列できなかった親族に送る場合は、葬儀が無事に済んだことも報告すると丁寧な印象になります。

親族への返信の例文

件名：ご丁寧にありがとうございます

ご多忙の中、ご連絡をいただきありがとうございました。
おかげさまで無事に葬儀を終えることができました。
現在は少し落ち着いてきたところです。
お心遣いいただき、誠にありがとうございました。

友人への返信

友人にお悔やみメールの返信を送る場合は、親族や上司・同僚よりはカジュアルな文面で返信しても構いません。関係によっては、敬語で送らなくても失礼には当たらないでしょう。

ただし、絵文字や顔文字の使用は控えた方がよいです。あくまで弔事でのメールであることを忘れずに、軽い印象になり過ぎないようにしましょう。

友人への返信の例文

件名：お気遣いありがとう

メールをくれてありがとう。
無事に葬儀は終わり、少し落ち着いてきたところです。
今度会ったら、色々お話させてください。
お気遣い本当にありがとう。

上司への返信

会社に訃報の連絡をすると、上司からお悔やみメールが届くこともあるでしょう。以下は上司からお悔やみメールが届いた際の返信の例文です。上司にメールを送る際には、仕事への復帰日も伝えるとよいでしょう。

上司への返信の例文

件名：ご丁寧に恐れ入ります

この度は温かいお言葉をいただきましてありがとうございました。
おかげさまで葬儀を滞りなく済ませることができました。
会社には〇月〇日より復帰予定です。
みなさまにもどうぞよろしくお伝えください。
本当にありがとうございます。

同僚への返信

職場の同僚に送る例文を紹介します。同僚に送る場合は、上司よりもカジュアルな文面で構いませんが、あまり砕けすぎないように心がけましょう。同じ部署であれば仕事をフォローしてくれたお礼を添えると、より丁寧な印象になります。

同僚への返信の例文

件名：お気遣いありがとうございます

この度は丁寧なメールをいただきありがとうございました。
おかげさまで無事に葬儀を終えることができました。
また、仕事のフォローをしていただき感謝しております。
会社には〇月〇日より復帰予定です。
これからもよろしくお願いいたします。

お悔やみメールに返信するときの注意点

お悔やみメールには、マナーに則って返信する必要があります。ここからはお悔やみメールへの返信の注意点を解説します。

時候の挨拶は不要

お悔やみメールの返信には「〇〇の候」といった時候の挨拶を用いる必要はありません。拝啓や敬具なども不要です。簡潔にまとめた書き方が望ましいため、本題から入りましょう。

手紙を送る際にも、時候の挨拶は書かないのがよいとされています。前置きはせずに本文から書き始めましょう。

忌み言葉を避ける

お悔やみメールの返信では、忌み言葉を避けるようにしましょう。忌み言葉とは、死や苦しみを連想させる言葉や不幸が連続することを連想させる言葉です。「死」や「苦」などの直接的な表現はマナー違反のため、使用しないようにしましょう。

その他にも「色々」「重ね重ね」「まずます」などの重ね言葉も不幸が続くことを連想させるため、別の言葉に置き換える必要があります。忌み言葉を使用していないか今一度確認しましょう。

故人には敬称を使う必要がない

遺族が故人をメールで示す時は、父・母と記すのが一般的です。知人から送られてくるお悔やみメールには、故人のことをご尊父様、ご母堂様などと敬称を用いていることが多いですが、遺族からの返信メールではこれらの敬称を用いる必要はありません。

絵文字は使わない

お悔やみメールの返信で絵文字を使うのはマナー違反です。感情表現をするために絵文字を用いるのは便利ですが、軽い印象になってしまいます。

親しい友人や同僚に送る場合でも、弔事関連のメールでは絵文字は使用しないようにしましょう。絵文字のほかにも、「！」などの記号も使用しないのがよいです。

お悔やみのメールには、感謝の気持ちを込めて返信しましょう

まとめ

• お悔やみメールをいただいた際には返信をするのが望ましい
• すぐに返信できない場合は、葬儀後遅くとも四十九日前までに返信を心がける
• お悔やみメールの返信では、分かりやすく簡潔にすることを意識する
• お悔やみメールの返信では、感謝の気持ちを第一に伝える
• お悔やみメールの返信では、忌み言葉を使用しないように注意する
• 親しい友人や同僚へ返信する場合でも絵文字の使用は避ける

親族や友人からお悔やみメールをいただいたら、気にかけてくださったことへの感謝の気持ちを伝えましょう。返信メールは簡潔で構いません。メールをいただいたお礼や葬儀が終わったことの報告などを中心に書きましょう。

書き方の注意点としては、忌み言葉を避けることや絵文字を使わないことが挙げられます。弔事ならではのマナーを踏まえつつ、感謝の気持ちを伝えましょう。 

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