【ビジネス】お悔やみの言葉をメールで伝えるには？相手別の例文を紹介

仕事上の関わりのある方から訃報の連絡が来た際には、お悔やみの言葉を伝えます。ビジネスメールで訃報の連絡が来た場合は送られてきたメールに返信するのが一般的ですが、どのような内容が適切なのか悩む方も多いでしょう。本記事では、お悔やみの言葉をメールで伝える際の注意点を解説します。

お悔やみの言葉とは

お悔やみの言葉とは、どのようなものかご存知でしょうか？まずはお悔やみの言葉の意味や注意点を解説します。

故人を悼み、ご遺族を思いやる言葉

お悔やみの言葉とは、身近な方が亡くなられた際にご遺族にかける言葉です。大切な方を亡くしたご遺族は、悲しみに暮れています。そんなご遺族に寄り添うためにも、故人を悼み、思いやる言葉をかけましょう。

お悔やみの言葉は「このたびはご愁傷様です」「お悔やみ申し上げます」などが一般的です。葬儀当日以外にも、訃報の連絡を受けた後にお悔やみの言葉を伝えることがあります。

お悔やみの言葉は手紙で送るのが一般的

お悔やみの言葉は、弔問して直接伝えるか手紙を用いるのが一般的です。メールでお悔やみの言葉を送ることは、本来のマナーからすると略式にあたります。手紙で訃報の連絡を受けた場合は、正式な方法でお悔やみの言葉を伝えるようにしましょう。

しかし先方からビジネスメールで訃報連絡が来た場合は、届いたメールに返信してお悔やみの言葉を伝えることもあります。メールで送る場合は、あくまで略式であることを忘れないようにしましょう。

ビジネスではメールで送ることも多い

ビジネスで交流のある相手からは、メールで訃報連絡が送られてくることもあります。本来であれば直接弔問してお悔やみの言葉を伝えるのが望ましいですが、難しい場合はメールで伝えることも可能です。

ただし、ビジネスメールでお悔やみの言葉を送った場合も、後日口頭でお悔やみの言葉を伝えるのが望ましいです。

ビジネスメールでお悔やみの言葉を送る際のポイント

お悔やみの言葉をビジネスメールで送る際には、どのような点に注意したらよいのでしょうか？ここからはビジネス上ならではのお悔やみメールを送るポイントを解説します。

訃報の連絡に対してすぐに返信する

ビジネス上で関わりのある相手から訃報の連絡が届いたら、すぐにお悔やみメールを送りましょう。返信が遅いとメールが届いたかどうか、相手が不安に感じてしまうこともあります。できる限りメールを受け取った当日中に返信するのが望ましいです。

あらかじめお悔やみメールに何を書くべきか把握しておけば、返信の時間を短縮できます。本記事で紹介している例文も参考にしながら、ビジネスメールを作成してみてください。

分かりやすく簡潔にまとめる

お悔やみメールは、簡潔にまとめるのが鉄則です。ご遺族は葬儀などの対応に追われていることが多いため、長々としたメールは負担に感じてしまうことがあります。余計な手間を取らせないためにも、分かりやすさを重視して作成しましょう。

件名に関しても、ひと目見ただけでお悔やみメールと分かるようにするのが望ましいです。また、ビジネスメールでは誰から送られてきたのか瞬時に分かることも重要なため、件名で氏名や会社名・部署を記載するとよいでしょう。

敬語や丁寧語を使う

ビジネス上で関わりのある相手にお悔やみメールを送る際には、ビジネスマナーに則り丁寧な言葉遣いを意識しましょう。

丁寧にメールを返信することで、相手にも誠意が伝わります。

忌み言葉を避ける

お悔やみの言葉では、忌み言葉を避けるようにしましょう。忌み言葉とは、死や苦しみや不幸が続くことを連想させる言葉です。「度々」「わざわざ」などの重ね言葉も忌み言葉に該当します。

忌み言葉は普段のビジネスメールで使うことも多いため、送信する前に確認しましょう。縁起の悪い言葉は、別の言葉に言い換えるのが望ましいです。

機種依存文字や絵文字を避ける

ビジネスでのお悔やみメールで使用を避けた方がよいものが、機種依存文字と絵文字です。機種依存文字は、相手に正しく送信できずに文字化けしてしまう可能性があります。

また、絵文字は厳粛な雰囲気が損なわれてしまうため、ビジネスでのお悔やみメールでは不適切です。悲しみに暮れるご遺族や関係者の気持ちに寄り添うためにも、絵文字の使用は避けましょう。「！」などもお悔やみメールでは使用しないのが望ましいです。

返信不要であることを伝える

お悔やみメールでは相手を気遣うために、文面の最後に返信不要であることを書き添えましょう。ご遺族はあちこちからお悔やみメールを受け取っている可能性があるため、全てに返信するのは非常に大変です。ご遺族に余計な手間をかけさせないためにも、あらかじめ返信不要である旨を書き添えておくと親切です。

ご遺族に余計な手間をかけさせないためにも、あらかじめ返信不要である旨を書き添えておくと親切です。

ビジネスメールにおけるお悔やみの言葉で記載すべき内容

お悔やみメールは、本文にどのような内容を記載すべきか把握しておくとすみやかに作成できます。ここからは、取引先や上司・同僚などビジネス上で関わりがある人に向けたお悔やみメールの書き方を紹介します。

お悔やみの言葉

お悔やみメールで外せないのは、故人への哀悼の意を示す言葉です。よく用いられるお悔やみの言葉は「お悔やみ申し上げます」「ご冥福をお祈りします」「哀悼の意を表します」などが挙げられます。

これらはビジネスメールの冒頭で使用することが多いです。いずれも上司や取引先などに幅広く使える表現のため、文面を見ながら使い分けましょう。

ご遺族を気遣う言葉

お悔やみメールでは、ご遺族を気遣う言葉を添えるようにしましょう。身近な方を亡くしたご遺族は、悲しみに暮れる中でも葬儀の準備を進めています。疲弊していることが予想されているため、身体や心を労わる言葉をかけましょう。

お悔やみメールに「どうぞお身体に気を付けてお過ごしください」「何かお力になれることがあれば　遠慮なくお申しつけください」などの言葉を添えることで、好意的な印象を与えられます。

葬儀に参列できないことのお詫び

ビジネス上で関わりのある相手から訃報を受けた場合、必ずしも葬儀に参列できるわけではありません。身内のみで葬儀を行うこともあれば、既に葬儀を終えていることもあります。葬儀に参列できない場合は、お詫びの言葉も添えるようにしましょう。

「ご葬儀へお伺いできず　大変申し訳ございませんでした」と書き添えることで、故人やご遺族を大切に思っていることも伝わります。

▶葬儀に参列できない時の挨拶についてはこちら

仕事への影響についての気遣いの言葉

取引先や同僚・部下などのビジネス上での関わりがある相手にお悔やみメールを送る際には、仕事についても言及する必要があります。打ち合わせなどを予定している場合は、別日にスケジュールを移すことも可能であることを伝えましょう。

葬儀などで休暇を取る場合は、ビジネス上で関わりのある相手に迷惑をかけてしまわないか懸念していることも多いです。不安を解消させるためにも、気遣いの言葉を添えるようにしましょう。同僚や部下にお悔やみメールを送る場合は、仕事のサポートが可能であることも言及するとより親切な印象を与えられます。

メールで連絡することに対するお詫び

お悔やみメールでは、メールで連絡することへのお詫びの一言も添えましょう。訃報連絡がメールで送られてきた際でも、本来であれば弔問してお悔やみの言葉を伝えるのが一般的です。メールはあくまでも略式のため、必ずお詫びの一言を添えるようにしてください。

【相手別】ビジネスメールで伝えるお悔やみの言葉の例文

ここからは、ビジネスメールでお悔やみの言葉を伝える際の例文を紹介します。上司、同僚・部下、取引先と送る相手を分けて例文を紹介します。

上司へお悔やみの言葉を送る場合

社内のビジネスメールで上司から訃報の連絡を受けることもあるでしょう。返信不要との記載がなければ、お悔やみメールを送るのが望ましいです。

以下は上司に送るビジネスメールの例文です。故人との続柄を示す際には、「ご尊父」「ご母堂」など敬称を用いるようにしましょう。

上司へお悔やみの言葉を送る場合の例文

件名：お悔やみ申し上げます（営業部 山田）

ご尊父のご逝去に際し謹んでお悔やみ申し上げます
本来であれば弔問に伺うべきところ　略儀ながらメールにて失礼いたします
しばらくはご多忙かと存じますが　お身体にお気を付けてお過ごしくださいませ
何かお手伝いできることがありましたら　ご遠慮なくお申し付けください
ご尊父のご冥福をお祈り申し上げます
なお　本メールは返信はご無用です

同僚・部下へお悔やみの言葉を送る場合

同僚や部下へお悔やみの言葉を送る際にも、ビジネスマナーに則った文面を心掛ける必要があります。上司に送る時よりは柔らかい表現で構いませんが、丁寧語を用いてビジネスメールを作成するようにしましょう。

同僚・部下へお悔やみの言葉を送る場合の例文

件名：お悔やみ申し上げます（山田）

ご母堂のご逝去を悼み　お悔やみ申し上げます
略儀ながらメールでのご連絡　失礼いたします
大変な時期だと思いますが　仕事のことは気にせずゆっくりお過ごしください
太郎様（故人）のご冥福をお祈り申し上げます
なお　返信は不要です

取引先へお悔やみの言葉を送る場合

取引先から訃報の連絡を受けた場合は、上司や部下など社内の人以上に丁寧な対応が求められます。

取引先へお悔やみの言葉を送る場合の例文

件名：お悔やみ申し上げます（山田株式会社 営業部 山田花子）

東京博善株式会社　東博 一郎様

このたびは東博 太郎様（故人）のご逝去に際し　謹んでお悔やみ申し上げます
しばらくはご多忙かと存じますので　略儀ながらメールにてご連絡させていただきました
心から哀悼の意を表します
なお　このメールへの返信のお気遣いには及びません

ビジネスメールでお悔やみの言葉を伝える際のよくある疑問

ビジネス上で関わりのある相手にお悔やみの言葉を送る際のよくある質問を紹介します。ビジネスメールでお悔やみの言葉を送ってもよいのか悩んだ時には、ぜひ参考にしてみてください。

Q. お悔やみの言葉をメールで送るべきでない相手とは？

メールでお悔やみの言葉を伝えるのはあくまで略式のため、重要な取引先や目上の方には避けた方がよい場合もあります。ビジネスメールでお悔やみの言葉を済ませると、軽んじられていると思われてしまう可能性もあります。ビジネスで関わりのある相手でも、急ぎではない場合は弔電や手紙でお悔やみの言葉を伝えるのが望ましいです。

一方、メールで訃報連絡が送られてきた相手には、メールでの返信でも問題ありません。お悔やみの言葉の伝え方は、状況に応じて変えていきましょう。

▶弔電・お悔やみ電報の送り方はこちら

Q. 宗教によってお悔やみの言葉に違いはある？

葬儀に関連する言葉には、特定の宗教のみで使用できる言葉も存在します。たとえば、「冥福」は仏式のみで使用する言葉のため、神式やキリスト教の葬儀では使用しません。

相手の信仰している宗教が分からない場合は、お悔やみの言葉を選ぶ際に十分に注意しましょう。どの宗教でも使える言葉は「お悔やみ申し上げます」「哀悼の意を表します」などが該当します。

ビジネスメールでは言葉遣いや簡潔さを意識してお悔やみの言葉を伝えましょう

この記事のまとめ

• ビジネスメールで訃報連絡が来た場合は、メールでお悔やみの言葉を伝えてもよい
• ビジネスメールでのお悔やみの言葉は、簡潔に分かりやすく書く
• お悔やみメールでは不幸を連想させる忌み言葉は避ける
• ご遺族は慌ただしく過ごしていることもあるため、返信不要と添えるとよい
• ビジネスで関わりのある上司や部下に送る際には、仕事への影響を気遣う言葉も添える
• 重要な取引先や目上の方には、ビジネスメールではなく弔電や手紙で伝える

お悔やみの言葉は弔問や手紙などで伝えるのが一般的ですが、ビジネス上で関わりのある相手にはメールで送ることもあります。ビジネスメールで送る際には、あくまで略式であることを理解しつつ、丁寧な文面で送ることを意識しましょう。

メールでの返信は、訃報をいただいた当日中に送るのが望ましいです。件名や本文を簡潔にまとめ、迅速に対応するようにしましょう。

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