突然の「訃報メール」どう返信する？注意点と正しいお悔やみの言葉を例文付きで紹介
インターネットの普及に伴い、メールで訃報連絡を受ける機会も増えてきました。メールでの連絡は場所やタイミングを選ばずに送信できる便利さがありますが、文面として残ることから返信内容に慎重になる方も多いでしょう。そこで本記事では、訃報メールの正しい返信の仕方を例文付きで解説します。
訃報メールの返信に関する基本的なマナー
親族や友人、ビジネス上で付き合いのあった方が亡くなった場合は、訃報の連絡を受けるのが一般的です。メールで訃報連絡を受けた際、返信不要と添えられていない限りは必ず返信するようにしましょう。ここからは、訃報メールの返信に関する基本的なマナーについて解説します。
できるだけ早く返信する
訃報メールを受け取ったら、できるだけ早く返信するようにしましょう。訃報メールが届いたその日のうちに返信をするのが理想的です。返信を先送りにしていると、「メールが届いていないのでは？」と遺族に誤解を与えてしまうかもしれません。連絡を受けたことを伝えるためにも、訃報メールにはできる限り早く返事をしましょう。
ただし、夜遅くにメールを確認した場合は、遺族に負担をかけないよう翌朝に返信するのが望ましいでしょう。
メールでの返信でもマナー違反ではない
訃報連絡は電話や手紙で受けるのが一般的であるため、「メールでの返事は失礼にあたるのでは？」と不安に感じる人も多いでしょう。一般的に、メールで訃報連絡を受けた場合はメールで返信してもマナー違反にはなりません。
多くの人から電話でお悔やみの言葉を受けることは、遺族の負担になってしまう恐れがあります。また、葬儀の準備で慌ただしく過ごしている中、なかなか電話を取れないこともあるため、取り急ぎメールで返信しましょう。
訃報メールを返信するときのポイント
訃報メールの文章を書き始める前に、いくつか確認しておきたいポイントがあります。基本的なマナーをあらかじめ確認しておきましょう。
訃報メールの文章は短く簡潔に
訃報メールの返信は、短く簡潔に伝えることを意識しましょう。長々とした文章は、読む側の負担になってしまいます。悲しみや驚きから、つい長々と文章を書いてしまいがちですが、個人的な感情は抑えて簡潔にまとめるようにしましょう。
また、メールの件名を見ただけで送り主と用件が分かるようにすることが望ましいです。読みやすいように改行や空白行を入れる工夫もしましょう。
親しい間柄でも丁寧な言葉を使う
訃報メールの返信は友人や同僚などの親しい間柄であっても丁寧な言葉を使うのがマナーです。必ず敬語で書くようにしましょう。
手紙のようなかしこまった文章で書く必要はありませんが、「突然のことでとても驚いています」「私にできることがあればいつでも声をかけてください」のような丁寧な言葉遣いで送るのが望ましいでしょう。
時候の挨拶は不要
時候の挨拶は手紙の書き出しで使用する言葉で、「新春の候」「盛夏の候」などが挙げられます。丁寧な印象を与える時候の挨拶ですが、訃報メールの返信においては記載する必要はありません。
訃報連絡は簡潔に伝えるのがマナーですので、長々とした前置きは控えてお悔やみの言葉を伝えましょう。
忌み言葉を避ける
忌み言葉とは、弔辞や慶事で避けた方がよい言葉です。忌み言葉には、不幸が重なることを暗示する重ね言葉や、死や不幸を連想させる言葉などがあります。訃報メールの返信でも忌み言葉を使用するのは避けましょう。
訃報メールの返信で注意する忌み言葉
- 重ね言葉：たびたび、つぎつぎ、くれぐれも、ますます など
- 繰り返しを連想させる言葉：今後も、再び、再三、追って など
- 不幸を連想させる言葉：浮かばれない、消える、終わる など
- 死を連想させる言葉：死亡、死ぬ、亡くなった、4 など
句読点を使用しない
訃報メールの返信では、句読点を使用しないのがマナーです。句読点を使用しない理由として、「葬儀が滞りなく終わるように」という祈りが込められています。
ただし、メールの場合は区切りがないと非常に読み難いため、句読点を打つ場所にスペースを入れるとよいでしょう。
絵文字を使用しない
感情を視覚的に表す絵文字ですが、訃報メールの返信で使用するのは不適切です。絵文字を使用するだけで軽い印象になってしまうため、親しい間柄であっても訃報メールの返信で絵文字は決して使わないようにしましょう。
また、「！」や「？」などの記号も軽い印象に見えてしまうため、訃報メールの返信では避けるのがマナーです。
返信不要と一言添える
訃報メールの返信を送る際、「返信不要」と一言添えておくことが望ましいです。遺族は訃報メールを友人や知人などさまざまな人に送っていることが予想されます。そのメールすべてに返事をするのは大変です。
葬儀の準備などで慌ただしく過ごしている遺族の負担を軽減させるためにも、返信は必要ないという意志を伝えておきましょう。
訃報に返信する際の注意点
ここからは訃報メールに返信する際の注意点を解説しますので、事前に確認しておきましょう。
死因に関することは聞かない
突然の訃報メールを受け取った際に死因が気になるかと思いますが、こちらから死因を尋ねるのはやめましょう。場合によっては、あまり人に言いたくない事情があるかもしれません。
また、こちらから死因を尋ねると遺族がメールに返信しなければならないため、余計な手間を取らせてしまいます。訃報メールの返信ではお悔やみの言葉だけを伝えるようにしましょう。
宗教や宗派ならではの言葉に注意する
お悔やみの言葉を伝える際に注意したいのは、宗教や宗派ならではの言葉です。宗教によって死生観が異なるため、何気なく使用したお悔やみの言葉が適切でない場合もあります。
代表的なのは「ご冥福をお祈りします」という言葉です。「冥福を祈る」というのは仏教特有の言葉であるため、神道やキリスト教を信仰しているご遺族には適切ではありません。相手の宗教や宗派が分からない場合は、どの宗教でも使用できる言葉を選びましょう。
返信不要と添えてある場合は返信しない
訃報メールの最後に「返信不要」と添えられている場合は、返信する必要はありません。返信をすると、かえって遺族に気を遣わせてしまうことになります。
また、基本的に電話での連絡なども必要ありません。返信不要と添えてあった場合は、こちらからの連絡は控えて後日会った際にお悔やみの言葉を伝えるとよいでしょう。
正しいお悔やみの言葉を例文付きで紹介
最後に、訃報メールの返信として使えるお悔やみの言葉を紹介します。友人に送る場合や社外のお客様に送る場合など相手別の書き方を紹介するので、ご自身の状況に合わせて参考にしてみてください。
友人に送る場合の例文（仏教）
件名：お悔やみ申し上げます（自分の名前）
本文
○○様のご逝去につきまして 心よりお悔やみ申し上げます
突然のことでとても驚いております
何かと大変かと思いますが 私にできることがあれば遠慮なく声をかけてください
ご冥福をお祈りいたします
※返信は不要です
上司に送る場合の例文（キリスト教）
件名：お悔やみ申し上げます（部署名＋自分の名前）
本文
○○様のご逝去につきまして 謹んで心よりお悔やみ申し上げます
ご葬儀の準備など大変な時とは存じますが どうかお身体にご自愛くださいませ
○○様の旅立ちを心よりお祈り申し上げます
略式ながらメールにて失礼いたします
なおご返信は不要でございます
同僚や部下に送る場合の例文
件名：お悔やみ申し上げます（部署名＋自分の名前）
本文
○○様のご逝去につきまして 心からお悔やみ申し上げます
仕事の事はお気になさらずに最後のお見送りをしてあげてください
私にできることがあれば遠慮なく声をかけてください
○○様のご冥福を心よりお祈り申し上げます
※返信は不要です
取引先に送る場合の例文
件名：お悔やみ申し上げます（会社名＋部署名＋自分の名前）
本文
株式会社○○ ○○様
このたびは○○様の訃報に際し 心より哀悼の意を表します
本来であれば直接お会いしてお悔やみ申し上げるところではありますが
略儀ながらメールにて失礼いたします
○○様の安らかな旅立ちを心よりお祈り申し上げます
なおご返信は不要でございます
マナーを踏まえて丁寧なメールの返信を心がけましょう
この記事のまとめ
- 訃報メールは、メールで返信してもマナー違反ではない
- 訃報メールの返信は短く簡潔に書くのが基本
- 友人や同僚などの親しい間柄であっても丁寧な言葉で書く
- 訃報メールの返信では句読点は使用せず、スペースで区切る
- 忌み言葉や宗教・宗派特有の言葉に注意して書く
- 友人や上司、社外のお客様で書き方が異なるため、相手に合わせた言葉を選ぶ
訃報がメールで届いた場合は、なるべく早く返信をするのがマナーです。返信をする際は丁寧な言葉を使い、簡潔にお悔やみの言葉を伝えるようにしましょう。返信の文面で迷った際は、本記事で紹介した例文を参考にしてみてください。
