忌引き休暇の連絡はメールでもよい？会社や学校への伝え方や例文を紹介
親族が亡くなって忌引き休暇を取得する際に、会社や学校へメールで連絡するのはマナーに欠けるのか悩む方もいるのではないでしょうか。本記事では、忌引き休暇を利用する時の会社や学校への連絡方法や、メールの例文などを詳しく紹介します。葬儀への参列が決まった時にスムーズに忌引き休暇取得の連絡ができるよう、参考にしてください。
【結論】忌引き休暇はメールで連絡してもよい
忌引き休暇利用の連絡を会社や学校へする時、基本的には口頭で伝えるのがマナーですが、対面や電話での伝達が難しい場合はメールで伝えても問題ありません。親族の訃報は突然であることが多く、葬儀や告別式に出向くために緊急の準備が必要となります。リモートワークや公休などで、上司とすぐに口頭連絡ができないことも考えられるでしょう。
忌引き休暇中の仕事の引き継ぎやシフト調整なども考慮して、葬儀への参列が決まったらまずは早めに忌引き休暇を利用するための連絡を入れるのがおすすめです。忌引き休暇取得の申請書類は葬儀の日程決定後や参列後の提出でもよいとする場合もあるため、上司や担当部署に確認してみましょう。
忌引き休暇とは
忌引き休暇とは、葬儀や告別式参列の際に会社や学校で取得できる休暇制度のことです。ここでは、忌引き休暇の決まりや一般的な取得可能日数について解説します。
忌引き休暇は会社や学校の規則で決められた休暇
忌引き休暇は、会社や学校の規則で決められた休暇制度です。2親等以内の親族が亡くなった際に取得できることが多く、親等に応じて1日～10日ほど付与されるのが一般的でしょう。葬儀や告別式参列に限らず、弔事全般で忌引き休暇を取得できる場合もあります。
会社や学校によって取得できる休暇日数や申請方法が異なるため、就業規則や校則を確認しておくと安心です。
法律上の決まりはない
忌引き休暇には法律上の決まりがなく、会社や学校の規則として決められている休暇制度となります。法律上の決まりはないものの、多くの会社や学校で定められており、誰でも取得できる特別休暇と考えてよいでしょう。
忌引き休暇を利用すると欠勤や欠席扱いとならないことが一般的です。給与や出席日数にも影響するため就業規則等に沿って申請し、正しく忌引き休暇を利用してください。
一般的な忌引き休暇の日数
親族が亡くなった場合の一般的な忌引き休暇の日数は、以下の通りです。
一般的な忌引き休暇の日数
- 配偶者：10日
- 本人の父母：7日
- 配偶者の父母：3日
- 本人の子：5日
- 本人の祖父母：3日
- 配偶者の祖父母：1日
- 本人の兄弟・姉妹：3日
- 配偶者の兄弟・姉妹：1日
一般的には休暇を申請する本人の2親等までが忌引き休暇の対象範囲となり、配偶者の家族が亡くなった場合も休暇を取得できる場合が多いです。公休と忌引き休暇を組み合わせたり、半休を利用したりと調整できることもあるため、状況に応じて必要な休暇日数を申請してみてください。
忌引き休暇を利用する時の連絡方法【会社の場合】
会社で忌引き休暇を利用する場合は、直属の上司や担当部署に連絡し、必要書類を提出するのが一般的です。ここでは、口頭や電話で連絡する場合の伝え方やメールの例文を、社内と取引先に分けて詳しく紹介します。
口頭や電話で連絡する場合の伝え方
忌引き休暇の利用を口頭や電話で連絡する場合、まずは亡くなった親族の続柄、休暇で不在となる日数、休暇時の連絡先を伝えましょう。葬儀や告別式の日程が決まっている場合は、具体的な日時も伝えます。
口頭や電話で連絡する際は、相手の時間を必要以上に取らないよう簡潔に伝えることが大切です。忌引き休暇利用に関する必要事項をメモし、相手のタイミングを見計らって速やかに連絡するとよいでしょう。
社内への伝え方
社内の方に忌引き休暇の利用を連絡する際は、直属の上司に必要事項を伝えて指示を仰ぐのが一般的です。上司が不在で直接伝える機会がない場合は同僚に伝言をお願いしても問題ありませんが、メモ書きやメールで上司にも一報を入れておくとよいでしょう。
担当している仕事の引き継ぎがある場合は、仕事内容と休暇中の対応方法を上司や同僚にお願いしておきます。休暇時の連絡先も伝えて、忌引き休暇中にも仕事がスムーズにすすむよう配慮しておくことが大切です。
取引先への伝え方
忌引き休暇取得を取引先に連絡する場合は、休暇の日数、緊急時の連絡先、休暇中の対応担当者を伝えてください。一般的に取引先には休暇理由を詳細に伝える必要はないため、数日不在とすることを簡潔に伝えるだけで問題ありません。
社内での伝え方と同様に、簡潔に要件を話せるようにメモを用意しておくと安心です。早めに伝えるのが望ましいですが、口頭や電話で伝える際は休憩時間や業務が落ち着く時間など、相手に負担をかけないよう配慮しましょう。
取引先に忌引き休暇の取得を連絡する際の例
「お世話になっております。私事で恐縮ではございますが、所用により〇から〇日まで不在とさせていただきます。緊急の場合は〇〇（電話番号）までご連絡ください。また、不在中は弊社〇〇が本件を担当いたしますため、ご不明点がございましたらご連絡ください。何卒よろしくお願いいたします。」
メールで連絡する場合の例文
メールで忌引き休暇の取得を社内や取引先に連絡する場合は、件名、亡くなった親族の続柄、忌引き休暇で不在となる日数、休暇時の連絡先を伝えます。会社では、社員の親族が亡くなった際に弔電や供花を送ることが多いため、メールを送る時点で告別式や葬儀の日程や場所が決まっているのであれば、合わせて連絡するとよいでしょう。
親族が亡くなった直後に取り急ぎ連絡を入れ、告別式・葬儀の日程や場所が決まった時点で改めて整理して連絡しても問題ありません。
社内への伝え方
メールで社内の関係者に忌引き休暇取得を伝える際は、必要事項を簡潔に整理して送ります。
取引先への伝え方
取引先へのメールでは、私用の内容まで伝える必要はありません。相手方が不在中の対応に困らないよう、代わりの担当者や連絡先は忘れずに記載しておくようにしましょう。
忌引き休暇を利用する時の連絡方法【学校の場合】
高校生以下の学生が学校へ忌引き休暇の利用を連絡する場合は、保護者が担任に一報を入れるのが一般的です。学生が直接連絡する際の例や、メールの例文も参考にしてください。
保護者が電話で連絡する場合の伝え方
学校へ保護者が口頭や電話で連絡する際は、学生の名前、亡くなった親族の続柄、具体的な休暇取得日数を担任や事務局に伝えます。忌引き休暇取得の書類手続きや直近の行事出席に影響がないかなど、心配なことは電話した時点で確認しておくとよいでしょう。
会社への連絡ほど形式ばった伝え方でなくても問題ないため、簡潔に必要なことをまとめて学校に連絡してください。
学生本人が連絡する場合の伝え方
高校生以下の学生本人が連絡する場合は、保護者がメモ書きを用意して担任へ渡すようにするとスムーズです。メモには、忌引き休暇をお願いしたいこと、亡くなった親族の続柄、具体的な休暇取得日数を記載します。不明点や連絡事項がある場合は担任から電話やメールで問い合わせがあることが多いため、状況に応じて対応するとよいでしょう。
子供が小さく自分で伝えることが難しい場合は、保護者が電話したり学校に出向いたりして直接伝える方法がおすすめです。
保護者がメールで連絡する場合の例文
学校の担任に保護者がメールで忌引き休暇の連絡する場合は、件名、誰の保護者であるか、亡くなった親族の続柄、忌引き休暇の日数を記載します。口頭や電話で伝える際と同じように、必要事項が分かればかしこまった文面でなくても問題ありません。
以下の例文を参考に、メールを作成してみてください。
忌引き休暇利用の連絡に関してよくある質問
忌引き休暇利用の連絡に関して、よくある質問をまとめました。忌引き休暇として取得できる日数や、香典や弔電をもらった場合のお礼の方法などを紹介します。
葬儀の日時や場所が決まっていない場合の伝え方は？
葬儀の日時や場所などの詳細が決まっていない場合でも、仕事に支障が出ないよう忌引き休暇取得の一報を入れておきましょう。早めに伝えると、代わりの担当者の引き継ぎ準備やシフト調整などがスムーズに運びます。葬儀詳細については決まり次第、追って電話かメールで連絡してください。
香典や弔電をもらった場合のお礼の仕方は？
会社の部署や同僚からの香典や弔電のお礼は「香典を頂戴しありがとうございました。」と一言添えて、菓子折りを渡しましょう。その際、改めて休暇中の対応についてお礼を伝えてください。
なお、多くの場合、会社では会社名で香典や弔電を送ります。会社名で香典や弔電をもらった際は、お返しをしないのが一般的です。直属の上司にお礼を伝えるのみに留めてよいでしょう。
忌引き休暇の連絡でマナー違反とされることはある？
忌引き休暇中に業務に支障がないよう配慮を怠ることはマナーに欠けます。先述した通り、社内では休暇中の対応方法を上司や同僚へ事前に連絡し、急用があれば携帯等に連絡していただくように伝えてください。取引先には、数日休暇を取ることと忌引き休暇中の代理担当者を伝えておきましょう。
親族が亡くなったら電話やメールで早めに忌引き休暇の連絡をしましょう
この記事のまとめ
- 忌引き休暇の連絡は、電話やメールなど状況に応じて連絡方法を選ぶ
- 忌引き休暇の連絡では、亡くなった親族の続柄、休暇日数、休暇中の連絡先を伝える
- 葬儀の日程や場所が決まっている場合は、忌引き休暇取得連絡と合わせて伝えるのが望ましい
- 高校生以下の学生本人が学校に伝える際は、保護者がメモ書きを用紙するとよい
- 同僚には休暇時の対応のお礼を一言伝えたり、菓子折りで感謝を示したりする方法でよい
親族が亡くなったら、まずは会社や取引先、学校に電話やメールで早めに忌引き休暇の連絡をして、休暇時の対応をお願いしてください。連絡する際は、具体的な日数や不在時の対応方法などをメモ書きし、簡潔に伝えるのが望ましいといえるでしょう。
忌引き休暇の取得については会社や学校の規定に掲載されているため、忌引き休暇利用時に慌てないよう見直しておくのがおすすめです。
