【葬儀に参列できない場合のメール例文】連絡を送る相手別の注意点やマナーを紹介
諸事情で葬儀に参列できない場合、喪主やご遺族にメールでその旨を連絡してもよいのを知っていますか？本記事では、葬儀に参列できない場合に送るメールの例文や送る際の注意点をご紹介します。メール以外の連絡手段も併せて紹介しているため、葬儀に参列できない事情がある方は参考にしてください。
葬儀に参列できないことをメールで伝えてよい？
葬儀に参列できないことをメールで伝えても構いません。しかし、葬儀に参列できないことはすぐに喪主やご遺族に伝える必要があるため、一般的には電話で連絡する手段が最善とされていることを覚えておきましょう。
ただし葬儀の出欠を連絡するタイミングは、お通夜や葬儀の準備で忙しいタイミングであることも多く、電話がつながらないことも十分にあります。電話がなかなかつながらない場合や、相手からメールで訃報の連絡がきた場合には、葬儀に参列できないことをメールで伝えても問題ありません。
葬儀に参列できない場合のメール以外の連絡手段
葬儀に参列できないことを連絡する場合、メール以外にも電話・手紙といった連絡手段があります。それでは、各連絡手段について詳しく解説します。
電話で簡潔に伝える
前述の通り、葬儀に参列できない場合はメールではなく電話で伝えるのが一般的です。まずはメールではなく電話で葬儀に参列できない旨を伝えるよう試みましょう。
電話がつながった時には、長時間話さず簡潔に伝えるよう意識してください。喪主やご遺族は、お通夜や葬儀の準備で忙しいためです。簡潔に内容を伝えつつも、そっけない態度にならないよう葬儀に参列できないことのお詫びやお悔やみの言葉などもしっかり伝えます。
軽く文章を作成してから電話をすると、伝えたいことをスムーズに話せるためおすすめです。
訃報後にすぐ手紙を出す
訃報を聞いた後に、手紙を出して葬儀に参列できない旨を伝えることも可能です。
手紙は便箋1枚に収まるようにし、葬儀に参列できないことのお詫びやお悔やみの言葉を書きます。忌み言葉は避けるべきとされているため、間違って使用しないようあらかじめ文章を考えてから手紙を書くのがおすすめです。どんな文章を書くべきか分からない時には本記事で紹介する例文を参考にしましょう。
手紙だけでなく、一緒に香典や供物、供花を送るとより丁寧です。相手が香典や供物、供花を辞退している場合には、無理に送ると相手の負担になるため送らないようにしましょう。
【相手別】メールで連絡する際のポイント
葬儀に参列できないことをメールで連絡する際には、いくつか注意したいことがあります。注意事項はメールを送る相手によって異なるため、よく確認しておきましょう。
親族（親戚）の場合
親族（親戚）などの身内に対して葬儀に参列できないことを伝える手段は、本来であれば口頭または電話です。したがって、メールで葬儀に参列できないことを伝えることは失礼にあたる可能性が高いことを踏まえた上で連絡しましょう。
身内であれば今後も良好な関係が続けられるよう、なおさら配慮が必要のため「身内なら本当は葬儀に参列すべきところをやむを得ず参列できないこと」、「失礼なのは承知の上メールにて連絡したこと」についてのお詫びを伝えることが大切です。
友人の場合
友人へ葬儀に参列できないことを伝える場合には、心からの弔意が伝わるよう柔らかい言葉で、相手を気遣うメールを送ることを心掛けます。親しい間柄だった場合には「何でも力になるため頼ってほしい」といった旨のメッセージを伝えると、相手の心も安らぐことでしょう。
メールだけではなく、併せて弔電（電報）を送るのもおすすめの方法です。弔電は喪主を宛名にし、葬儀場の住所へ送ります。葬儀場の名称や住所が分からない場合には、葬儀社にたずねてもよいでしょう。
ただし、家族葬などの形式で葬儀を行う場合は弔電を辞退していることもあるため、その場合には送らないよう注意が必要です。
会社の上司や同僚の場合
会社の上司や同僚へ葬儀に参列できないことを伝える場合には、文章や言葉遣いなど失礼がないよう十分に注意します。どのような文章や言葉遣いがよいか分からない場合は、後述する例文を参考にしてください。
送る相手が同僚（部下や同じ部署のメンバーなど）の場合、仕事については気にしないでよいという旨を伝えると相手も安心するでしょう。
仕事の取引先の場合
仕事の取引先へ葬儀に参列できないことをメールで伝える場合、まずは自分の会社名と名前を件名にしっかり記載することが大切です。また、失礼のないように文章や言葉遣いにも十分注意しましょう。
葬儀に参列できないことへのお詫びや、メールでのお悔やみの挨拶になることへのお断りも伝え、取引先の方が不快に思わないよう配慮する必要があります。
葬儀に参列できないことを伝えるメール例文
ここでは、葬儀に参列できないことを伝えるメール例文をご紹介します。送る内容は、連絡する相手によって異なります。
親族（親戚）に送るメール例文
友人に送るメール例文
会社の上司や同僚に送るメール例文
仕事先に送るメール例文
葬儀に参列できないことをメールで伝える場合の注意点
葬儀に参列できないことをメールで伝える場合には、配慮のある文章を記す以外にもいくつか注意しておきたい点があります。ご遺族を不快な気持ちにさせないよう、参列できないことをメールで伝える時には以下の点に気をつけましょう。
できるだけ早くメールする
葬儀に参列できないことをメールしたい時には、できるだけ早く連絡しましょう。葬儀の準備にあたって、ご遺族が会食の人数などを早急に把握する必要があるためです。
故人を失った悲しみの中でお通夜や葬儀などのさまざまな準備に追われているご遺族に、さらに心的負担を加えることは避けなければいけません。葬儀に参列できないことが分かったら、すぐにメールを送るよう心掛けてください。
分かりやすい件名にする
葬儀に参列できないことを伝えるメールの件名は、分かりやすいものにすることもマナーの一つです。先述の通り、お通夜や葬儀の準備で忙しいご遺族が、すぐに葬儀に関わる内容のメールが届いたことを一目で判断できるように件名を工夫しましょう。
一般的な件名としては、例文にも記載したように「送り主の名前」と「お悔やみ申し上げます」などの一言を合わせて記すのがおすすめです。もしメールを使用しておらずLINEなどのSNSのみで連絡をとっている場合には、「【】」を使って件名を表現してもよいでしょう。
時候の挨拶は書かない
葬儀に参列できないことを伝えるメールでは、時候の挨拶は記しません。時候の挨拶は丁寧な案内状やメールで見かけることが多く、弔意をより丁寧に伝えるために思わず書きたくなってしまうでしょう。しかし、葬儀の準備で忙しいご遺族にとって、本題とは関係のない時候の挨拶は文章を読みづらくします。メールを簡潔にまとめるためにも記載しないよう注意しましょう。
簡潔に伝える
葬儀に参列できないことを伝えるメールの文章は、簡潔にまとめることを意識します。
親族や仲の良い友人、お世話になっている上司などにはついたくさんの言葉を記したくなってしまいますが、お通夜や葬儀を前にして長文を読む時間はあまりありません。葬儀に参列できない旨とお詫びの言葉、お悔やみの気持ちなどを簡潔な文章にまとめ、必要最低限の文量に抑えましょう。
親族や友人にもっと言葉をかけたい場合には、後日香典や供花を持参して弔問するなど、日を改めるようにしましょう。
忌み言葉を使わない
お通夜や葬儀などでは、不幸を連想させる忌み言葉の使用は避けます。忌み言葉には、不幸が重なることを連想させる重ね言葉というものもあります。どちらもお通夜や葬儀などで使用すると失礼にあたるため、葬儀に参列できないことを伝えるメールの場合にも使わないよう注意してください。
忌み言葉の例
- 不幸を連想させる言葉…死ぬ・苦しい・切る・別れる・浮かぶなど
- 不幸が重なることを連想させる言葉…いろいろ・たびたび・日々・再び・またなど
死因を詮索しない
たとえ身内同然の関係である友人であっても、一般的には故人の死因は詮索しないのがマナーです。「気の置けない友達だから聞いてもいいかな」などとうかつに死因をたずねてしまうと、相手の心を傷つけてしまう事態にもなりかねません。
相手を気遣う言葉をメールに記すなどして、故人の死因を知ることよりも相手の気持ちを癒すことを大切にしましょう。
葬儀に参列できない場合のメールは、相手別にポイントを押さえた文面で送りましょう
この記事のまとめ
- 葬儀に参列できないことはメールで伝えてもよい
- 葬儀に参列できない場合のメール以外の連絡手段として電話と手紙がある
- 葬儀に参列できないことを伝える最もよい手段は電話
- 親族・友人・同僚・取引先などメールをする相手によって伝えるポイントが異なる
- 葬儀に参列できないことをメールで伝える場合は時候の挨拶を使わず簡潔に伝える
葬儀に参列できない場合は、メールでその旨を伝えることも可能です。電話で連絡が取りづらい場合や相手からもメールで訃報が伝えられた場合などはメールで連絡してもよいでしょう。
例文の内容は送る相手によっても異なるため、どのような内容を送ればよいか迷った時には、今回紹介した例文を参考にしてください。
