香典は経費にできる？仕訳に使う勘定科目の書き方や個人事業主の対応方法まで解説
葬儀に参列する際は、香典を持参するのが一般的です。では、仕事の関係者の葬儀に参列した場合、香典は経費として落とせるのでしょうか。本記事では、香典を経費として落とせるかどうかや、仕訳に使う勘定科目の書き方などを詳しく紹介します。経費にする際のポイントもまとめたため、参考にしてみてください。
香典は経費にできるのか
仕事の関係で出した香典は、経費として計上可能です。仕事の関係者や取引先への香典は経費にできますが、友人や家族への香典は自費となります。香典を経費にできるかどうかは、香典を出す相手によって変わると覚えておきましょう。
【立場別】香典の勘定科目の分類と書き方
仕事関係者の葬儀で出した香典を経費に計上する場合、勘定科目を用いて仕訳を行う必要があります。しかし、香典を出す相手やあなた自身の状況や立場によって勘定科目が異なるため、仕訳を行う際は注意しましょう。
勘定科目の分類が誤っていると、法人税の金額が変動したり税務調査が入ったりすることがあります。勘定科目の分類を間違えないよう、以下の内容にしっかり目を通しておきましょう。
香典を渡す本人が個人事業主の場合
香典を出すあなた自身が個人事業主である場合、勘定科目の分類は「接待交際費」となります。仕事を行う上で付き合いがあった取引先の葬儀であれば、個人事業主であれば経費として計上が可能です。
基本的に、公務員や会社員は香典を経費として計算することはできません。しかし、会社員として働きつつ副業として個人事業主をしており、毎年確定申告を行っている方もいるでしょう。そのような方は、会社員であっても香典を「接待交際費」として経費に計上できます。
香典を渡す本人が個人事業主の場合の勘定科目の書き方
香典を渡す本人が個人事業主として葬儀に出席した際の香典を経費に計上する場合、仕訳に勘定科目を書く必要があります。香典として1万円を出した場合の仕訳例は以下の通りです。
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借方 |
貸方 |
|---|---|
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接待交際費 10,000 |
現金 10,000 |
亡くなったのが社員や従業員とその家族の場合
自分が経営している会社の社員や従業員、その家族が亡くなり、葬儀に参列することもあるでしょう。ここで出した香典は、「福利厚生費」という勘定科目に仕訳されます。福利厚生とは、勤務する人がその会社で安心して働けるよう定められているものです。会社ごとに定められている慶弔規定の範囲内であれば、社員や従業員、その家族への香典も「福利厚生費」にできます。
福利厚生費として出した香典を経費処理する場合、勘定科目の備考や適用の項目に「香典代」と明記しておきましょう。こうすることで、もし税務調査が入った場合でもスムーズに説明できます。
自社の従業員やその家族の葬儀に参列した場合の勘定科目の書き方
自社の従業員やその家族の葬儀に参列した際の香典を経費に計上する場合も、仕訳に勘定科目を書く必要があります。5千円を出した場合は以下のような書き方になります。
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借方 |
貸方 |
|---|---|
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福利厚生費 5,000 |
現金 5,000 |
亡くなったのが取引先の関係者の場合
会社の取引先の関係者への香典は、勘定科目は「接待交際費」になります。現在取引中の相手だけでなく、この先仕事上の関係を持つ予定がある人の葬儀で出した香典も、「接待交際費」として経費に計上が可能です。
長期的な付き合いがあった相手でも、自分の会社の従業員やその家族ではないのであれば、社外の人間として考えます。ただし、自社の専属下請け先の従業員の場合は、自社の従業員や社員と処遇が同じだとみなされることがあります。この場合は勘定項目を「福利厚生費」としましょう。
取引先の関係者の葬儀に出席した場合の勘定科目の書き方
取引先の関係者の葬儀に出席した際の香典を経費に計上する場合も、仕訳に勘定科目を書く必要があります。香典として1万円を出した場合の仕訳例は以下の通りです。
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借方 |
貸方 |
|---|---|
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接待交際費 10,000 |
現金 10,000 |
先述の通り、場合によっては「福利厚生費」として経費に計上します。
香典を経費にする際に必要なもの
ここからは、香典を経費として計上する場合に必要なものを紹介します。一般的に、支出を経費として処理する場合は領収書をもらう必要があります。しかし、お通夜や葬儀で渡した香典に対して、領収書は発行されないことが大半です。傷心のご遺族に対して領収書の発行を依頼するのは適切ではないでしょう。
そのため、法律では「香典を経費に計上する際、領収書の代わりとしてみなされるもの」が定められています。以下で紹介するものは、確定申告の際に絶対に提出しなくてはいけないものではありません。しかし、税務署から調査が入って経費処理の説明を求められた際に役立つため、しっかりと目を通しておきましょう。
香典袋のコピー
領収書の代わりになるものとして、香典袋のコピーが挙げられます。香典をご遺族にお渡しする前に、紙幣を入れる前の香典袋をコピーしておきましょう。香典袋のコピーは、実際に香典としての支出があったことの証明になります。
このとき、何も書かれていない香典袋を印刷しても意味がないため、注意してください。表書きや氏名、住所、包んだ金額などの必要事項を書き込んだ香典袋のコピーをとるようにします。表面と裏面の両方をコピーして、大切に保管しておきましょう。ご遺族から香典返しをいただいた場合は、その写真や挨拶状などを合わせて保管しておくと証明度が高まります。
葬儀の案内状
葬儀の案内状が届いた場合は、保管しておくことをおすすめします。葬儀の案内状には、故人の訃報や葬儀開催の旨が記載されています。案内状は遺族が発行する書類であるため、実際に葬儀が行われたことと香典の支出があった証明になります。
1年の間に複数回葬儀に参列し、頻繁に香典の支出があることもあります。この場合、葬儀の際に出した香典の金額や時期などの詳細を、メモに残して保管しておくのもよいでしょう。確定申告の際に税務署から調査が入っても慌てないよう、証明となる書類は大切に保管しておいてください。
会葬礼状
仕事関係者の葬儀で出した香典を経費にする場合は、会葬礼状を保管しておきましょう。会葬礼状とは、お通夜や葬儀に参列してくれた人への謝礼として、遺族が出すお礼状のことです。
会葬礼状には、葬儀が執り行われた日時や故人の名前、喪主を務めた方の名前などが書かれています。こちらも葬儀が確実に行われたことと、香典の支出があったことの証明に役立ちます。会葬礼状と葬儀に関する案内状を両方もらった場合は、どちらか片方のみ保管しておけばよいでしょう。
会葬礼状は、葬儀が終わった後に御礼品と一緒に渡されることが多いとされています。葬儀に関して詳しい情報を記したメモと共に残しておけば、税務調査が入った際の強い証明になるでしょう。
香典を経費に計上する際のポイント
ビジネス上での香典は経費にできますが、計上する際はいくつかポイントを押さえておく必要があります。ここからは、香典を経費にする際に意識するべき点を紹介します。
香典は一般的な金額内に収める
香典を経費として計上する際は、一般的な金額内に収めることが大切です。相場よりもあまりに高額な香典を渡した場合、税務調査の際に説明を求められたり、経費として計上できなくなったりする可能性があるためです。
香典を渡した記録を残しておく
香典を経費として計上するのであれば、香典を渡したという記録を取っておきましょう。香典を渡した相手の名前や役職、会社名、相手と自分の関係性、包んだ金額、葬儀の日時や場所などを残すことをおすすめします。香典には領収書が発行されないため、税務調査が入ったときのことを考えて記録を残しておくことが大切です。
香典には消費税がかからない
香典には消費税がかからない点も覚えておきましょう。消費税は、「日本国内に置いて事業者が報酬を得て行う取引」に課せられる税金です。香典は対価を得て渡すものでもないため、消費税の対象外となります。経費処理を行う際は、香典は「消費税なし」で申告しましょう。
供花やお供え物には消費税がかかる
香典に消費税はかかりませんが、供花やお供え物を渡す場合は消費税がかかります。経費処理を行う際は10%の消費税が課せられますが、お供え物が飲食物の場合は軽減税率が適用されるため8%となります。
社葬の費用は経費に計上できるのか
自社の社員や従業員が亡くなった場合、会社として「社葬」を行うことがあります。社葬を執り行った場合、支出の一部を「福利厚生費」として経費にすることが可能です。社葬の規模に関わらず経費に計上できるため、小規模な葬儀でも大規模な葬儀でも問題ありません。ただし、経費として計上できるものとできないものがあるため、しっかりと押さえておく必要があります。
経費にできる費用
社葬に関する費用のうち、経費にできるものは以下8項目です。社葬の費用を経費として計上する際は、支払いを証明するための領収書と記録をきちんと残しておきましょう。スタッフへの心づけや僧侶へのお布施などは領収書を受け取れないため、正確に記録を取ることをおすすめします。
経費にできる費用
- 葬儀場の使用料
- 案内状・会葬礼状の費用
- お布施
- スタッフへの心づけ
- ご遺族の送迎費
- 供花・供物の費用
- ご遺族・参列者の飲食費
- 会葬御礼品
経費にできない費用
社葬での費用の中には、経費にできない費用もあります。社葬関連の出費であっても、遺族が負担するべき費用だと判断されるものは経費にはできません。以下で紹介する7項目は、経費として計上しないよう注意しましょう。もしこれらの費用を事業者が負担する場合は、経費ではなく一般的な事業支出となります。
経費として計上できない費用
- 納骨料
- 火葬料
- 戒名料
- 死亡診断書作成代金
- 墓地・墓石の購入費用
- 法要に関する費用
- 香典返しの費用
香典を経費にする際は勘定科目の分類に注意しましょう
この記事のまとめ
- 仕事関係者の葬儀に参列した場合、香典を経費として計上できることがある
- 香典を仕訳する際の勘定科目は、渡す相手や自身の状況によって異なる
- 香典を経費にする場合は、香典袋のコピーや葬儀の案内状、会葬礼状などを保存しておくとよい
- 香典を経費にする場合は、一般的な金額内に収めるようにする
- 香典に消費税はかからないが、供花や供物にはかかる
- 社葬の費用の一部も経費に計上することが可能
仕事関係者の葬儀に参列した場合、香典を経費として計上できることがあります。仕訳の際の勘定科目は「福利厚生費」と「接待交際費」の2種類に分けられ、あなたの立場や故人との関係によって異なるため注意しましょう。また、香典を経費にする際は葬儀の案内状や会葬礼状、香典袋のコピーを残しておくことをおすすめします。
